السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أخوانى فى الله تحية طيبة مباركة .......... وبعد
اقدم لكم ملخص حول الاسباب التى تسبب فشل الادارات فى الاجتماعات
والاسباب التى تضمن النجاح ايضا
ونسأل الله تعالى ان يوفقنا جميعا الى ما يحب ويرضى وان يعين كل مدير مسلم لكى ترقى هذه الامة
أولا
*****
الاسباب العشرة وراء فشل الاجتماعات :
إن الاجتماعات ذاتها ليست شيأً فعال وغير منتج بل ان الناس هم الذين يجعلونها هكذا ،
لماذا تنتهى الاجتماعات غالباً بالفشل ؟ هيا نلقى نظرة معاً على الاشياء التى أرى انها السبب الرئيسى وراء فشل الإجتماعات .
1- الإفتقاد والإعداد
إن الإفتقاد إلى الإعداد يعد واحد من الإسباب التي تؤدى بالإجتماعات إلى الفشل المحقق.
إن عدم الإعداد للإجتماع يؤذى ولا يُفيد ، فهو يخلق المنازعات بين الإعضاء ويؤدى إلى ارتباكهم مما يتسبب بالطبع فى فشل الإجتماع
2- الإفتقاد إلى الهدف "الغاية"
إن حضور أىإجتماع بلا هدف محدد تماما مثل قيادة سيارة دون وجهة محددة ، إن الدعوة لعقد اجتماع دون هدف محدد أو فقط لأن الاجتماع أصبح درباً من العاده سبب اساسى فى فشل الاجتماع
3- عدم وضع جدول اعمال :
إن ذلك بالطبع يتيح مجالا للخيال ولاثارة الشائعات ويفتح باب للهواجس . وقد يتسبب ذلك ايضا فى ان يتطرق المدير الى مجالات لاعلاقة لها بالموضوع الاصلى وان يفقد زمام الوقت وبالتالى لا يؤدى الاجتماع الهدف من ورائه ويفشل.
4- زيادة عدد الحاضرين :
الابحاث تشير الى ان زيادة عدد المشاركين فى الاجتماع قد يتسبب فى احجام البعض عن الحديث أو المشاركة ليتجنب الاحراج أمام الخرين , لذلك فزيادة عدد الحاضرين فى أ ى اجتماع يجعله غير فعال وغير منتج .
5- حضور الكثير من الاجتماعات :
فالاجتماعات الكثيرة قد تتسبب فى اثارة الاحباط لدى اعضاء فريق العمل . أن تكرار الاجتماعات تجعلك تتخلف عن اداء أعمالك ، فالدعوة لعقد اجتماع فى كل كبيرة وصغيرة يعد امراً مناقضا للإنتاجية ، ويبعث على الإستياء والملل ويقلل قيمة الإجتماع نفسه .
6- نزاعات شخصية:
قد يسمح المدير لإعضاء فريقة بمواجهة بعضهم البعض فى اثناء الاجتماع اعتقاداً منه بإن ذلك يؤدى الى نتاج افضل ، ويتغاضى فى سبيل ذلك عن اى خلافات لاسباب شخصية ، فإن ذلك قد يؤدى الى حدوث انقسام وفرقه بين الفريق .
7- الانتقاد
إذا كان المدير كثيرا ما يوجه النقد لتصرفات الاخرين فإنه سوف يجعل اعضاء فريقه يشعرون بالخوف ، والانهزامية ، ومشاعر آخرى سلبية وذلك بالطبع سوف يؤدى بالاجتماع إلى الفشل المحقق .
8- عدم المشاركة " الإحجام عن المشاركة " :
قد تجد المدير هو الذى يسيطر على الموقف بأكمله فهو يقوم بكل الكلام وكل العمل أو قد يشارك أحد الاعضاء أو اثنان فقط فى الحديث ، هذا النوع من الاجتماعات يتسك بالبيروقراطية والملل وهو يثير لدى الاخرين الشعور بانهم دون المستوى وذلك بالطبع نوع فاشل من الاجتماعات .
9- عدم تحديد العمل :
قد يسير الاجتماع بإشتراك كل الحاضرين ، لكن فى لا يطلب المدير إنجاز أى عمل معين ، ويختتم الاجتماع الذى يكون فاشلا بهذا الشكل
10- عدم المتابعة :
قد يدعو المدير لعقد اجتماع ويديره ويصدر توجيهاته ثم ينهى الاجتماع ولكنه لا يهتم بمتابعة تنفيذ الاشياء الهامة التى يريد إنجازها . المهم هو المتابعه التى بدونها لا يعد الاجتماع ناجحاً.
*********
ثانياً :
****
المبادئ العشرون لضمان نجاح الاجتماعات :
1- كن مستعدا
2- قم بتوزيع الاعمال مقدماً
3- ادع الشخصيات الرئسية فقط
4- اجعل الجميع على اتم الاستعداد
5- احرص على اذابة جميع المنازعات مسبقاً
6- احرص على الحضور مبكراً
7- اهتم بالتنظيم
8- ضع هدفك امامك
9- ضع انساناً قوياً
10- حدد وقت الاجتماع
11- نظم مواعيد الراحه اثناء الاجتماع
12- اخلق بيئة آمنة
13- استشر الاخرين
14- ومن اهم المبادئ"استمع جيداً" لا استمع باهتمام
15- احتفظ بهدوئك وكن على سجيتك
16- لا تخرج عن جدول الاعمال
17- اعترف بخطئك ثم استر فى العمل
18- اعزمن فى الجميع روح الإلتزام
19- قم بوضع خطة للعمل
20- عليك بالمتابعة
***********
ومما سبق نجد ان للإستماع دور كبير جدا فى نجاح الاجتماعات ، فإن من افضل الوسائل لخلق الأُلفة مع الناس، هو أن تنصت اليهم وتستمع لهم ، اجعلهم يرون انك مهتم بما يقولون ، حتى تشجعهم على الكلام .
وجه اليهم بعض الاسئله واجعلهم يشعرون بانهم يستحوذون على اهتمامك وان لهم دور فى هذا الاجتماع ورأى وأنهم ركن من اركانه .
[b]**********
بالطبع إن ما عرضناه من تعريف للاجتماع ، وأهميته ومبررات عقد الاجتماع ، وما هى اسباب نجاح أو فشل بعض الاجتماعات . ، نصل فى النهاية : الى ان الاجتماعات هى وسيلة لتحقيق غاية ما . ، وتكون حصيلة الاجتماع لنشطات اخرى ، حتى لو كانت مجرد عقد إجتماع أخر .
[color=blue]والأمر الذى نمل من التأكيد عليه هو ضرورة التعامل مع الاجتماعات كعملية تحتاج الى تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة ، حتى تأتى النتأئج منسجمة مع ما يُبذل فيها من جهد ووقت .
الموضوع ليس موجه لمدير شركة او ادارة او محل تجارى او او ......الخ
كل منا مدير فى عمله وفى بيته وفى كل مكان تعمل به فأنت مدير نفسك
والله تعالى من وراء القصد وهو يهدى السبيل
وقل اعملوا فسيرى الله عملكم ورسوله والمؤمنون وستردون على علم الغيب والشهدة فينبئكم بما كنتم تعملون
[color:aa18=darkorange:aa18]صدق الله العظيم
[/b]
1/9/2007, 4:02 am
